Tak, koszty w działalności nierejestrowanej można uwzględnić w rocznym PIT-36. Nie pomniejszają jednak przychodu branego pod uwagę przy limicie działalności. Limit sprawdza się od kwot brutto, a podatek oblicza od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o udokumentowane koszty.
Działalność nierejestrowana a koszty – dwie różne zasady
Najczęstszy błąd polega na traktowaniu przychodu i dochodu jak tej samej wartości. Przychód służy między innymi do kontrolowania limitu uprawniającego do prowadzenia działalności nierejestrowanej. Dochód jest natomiast podstawą obliczenia podatku.
W 2025 roku miesięczny limit przychodów wynosił 3499,50 zł brutto, czyli 75% minimalnego wynagrodzenia. Od 2026 roku limit jest liczony kwartalnie i wynosi 10 813,50 zł, co odpowiada 225% minimalnego wynagrodzenia brutto. Przy ustalaniu, czy limit został przekroczony, nie odejmujesz zakupionych materiałów, opłat za przesyłkę ani innych wydatków.
| Cel | Czy odejmujesz koszty? | Dlaczego? |
|---|---|---|
| Sprawdzenie limitu działalności nierejestrowanej | Nie | Liczy się przychód należny, czyli wartość sprzedaży brutto, bez pomniejszania o wydatki. |
| Rozliczenie podatku w PIT-36 | Tak | Podatek dochodowy oblicza się od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu. |
| Ocena wyniku działalności | Tak | Różnica między przychodem a kosztami pokazuje faktyczny dochód albo stratę. |
Przykładowo, sprzedaż za 3000 zł i zakup materiałów za 1600 zł oznaczają przychód 3000 zł dla celów limitu. W zeznaniu rocznym dochód z tej transakcji może wynieść 1400 zł, o ile wydatek spełnia warunki uznania go za koszt i jest odpowiednio udokumentowany.
Co można uznać za koszt uzyskania przychodu?
Przepisy nie tworzą zamkniętej listy wydatków właściwych dla każdej działalności nierejestrowanej. Kosztem może być wydatek faktycznie poniesiony, racjonalny i gospodarczo uzasadniony, jeżeli pozostaje w związku z uzyskanym przychodem albo z możliwością jego uzyskania.
To na osobie prowadzącej działalność spoczywa obowiązek wykazania, że zakup był potrzebny do sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Wydatek prywatny nie staje się kosztem tylko dlatego, że został poniesiony w okresie prowadzenia działalności.
Najczęściej rozpatrywane kategorie wydatków obejmują:
- Materiały i towary – surowce, półprodukty, opakowania oraz elementy zużywane przy wytwarzaniu produktów.
- Narzędzia i sprzęt – wyposażenie rzeczywiście wykorzystywane przy wykonywaniu usług lub przygotowywaniu towarów.
- Przesyłki i pakowanie – usługi kurierskie, opłaty pocztowe, pudełka, koperty i materiały zabezpieczające przesyłkę do klienta.
- Oprogramowanie i usługi internetowe – licencje, subskrypcje, hosting, domena lub przestrzeń w chmurze używana w działalności.
- Marketing i reklama – kampanie reklamowe, wizytówki, ulotki, zdjęcia produktów oraz prowadzenie strony związanej ze sprzedażą.
- Usługi obce – konsultacje księgowe, prawne lub inne usługi potrzebne do prowadzenia konkretnej działalności.
Przy zakupach wykorzystywanych częściowo prywatnie trzeba zachować ostrożność. Jeżeli komputer, telefon albo samochód służy zarówno działalności, jak i celom osobistym, kwalifikacja całego wydatku jako kosztu może być trudna do obrony. W razie wątpliwości warto uzyskać poradę doradcy podatkowego albo wystąpić o interpretację indywidualną.
Jak dokumentować koszty?
Sam zapis w prywatnym arkuszu nie potwierdza jeszcze poniesienia wydatku. Potrzebujesz dowodu zakupu i informacji pozwalających połączyć wydatek z działalnością. Koszty rozpoznaje się kasowo, czyli w dacie, w której faktycznie zapłacono za zakup.
Dokument powinien pozwalać ustalić:
- kto dokonał zakupu i od kogo go nabył,
- co dokładnie zostało kupione,
- kiedy i za jaką kwotę zawarto transakcję,
- dlaczego wydatek pozostaje związany z uzyskanym przychodem.
W praktyce przydatne są faktury wystawione na imię i nazwisko, rachunki oraz umowy kupna-sprzedaży zawierające dane stron, opis przedmiotu, datę i kwotę transakcji. Warto prowadzić także własną ewidencję kosztów z datą zapłaty, kwotą, rodzajem wydatku, numerem dokumentu i krótkim opisem jego związku z działalnością.
Brak wiarygodnego dokumentu może oznaczać, że urząd skarbowy nie uzna wydatku za koszt. Wtedy dochód do opodatkowania zostanie ustalony bez tego pomniejszenia.
Dokumentację trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Dotyczy to zarówno dowodów zakupu, jak i ewidencji pomagającej wyjaśnić sposób obliczenia przychodu oraz kosztów.
Jak rozliczyć koszty w PIT-36?
Działalność nierejestrowaną rozlicza się raz w roku w zeznaniu PIT-36. W trakcie roku co do zasady nie wpłacasz miesięcznych zaliczek na podatek z tego tytułu. Dochód z tej działalności łączy się z innymi dochodami opodatkowanymi według skali podatkowej.
Rozliczenie obejmuje następujące kroki:
- Zsumuj podatkowe przychody otrzymane lub pozostawione do twojej dyspozycji w danym roku.
- Zsumuj faktycznie zapłacone i udokumentowane koszty związane z działalnością.
- Oblicz dochód według wzoru: przychód minus koszty. Jeżeli koszty są wyższe od przychodu, powstaje strata.
- Wpisz przychód, koszty i dochód w części dotyczącej działalności nierejestrowanej w formularzu PIT-36.
Trzeba rozróżnić przychód używany do kontroli limitu od przychodu podatkowego. Przy limicie znaczenie ma przychód należny, natomiast w rocznym PIT przychodem są co do zasady kwoty faktycznie otrzymane lub pozostawione do dyspozycji. W obu przypadkach kosztów nie odejmuje się jednak przy samym monitorowaniu limitu działalności.
Na co uważać przy rozliczaniu?
Nie traktuj działalności nierejestrowanej jako zwolnienia z obowiązku gromadzenia dowodów. Brak wpisu do CEIDG upraszcza rozpoczęcie działalności, ale nie usuwa zasad dotyczących ustalania dochodu ani prawa organu podatkowego do sprawdzenia dokumentacji.
- Nie odejmuj kosztów od sprzedaży przy sprawdzaniu limitu działalności nierejestrowanej.
- Nie ujmuj wydatków prywatnych jako kosztów związanych ze sprzedażą.
- Nie wpisuj do PIT wydatku, którego faktycznie nie zapłacono albo którego nie da się potwierdzić.
- Nie zakładaj, że sama faktura wystarczy, jeżeli nie potrafisz wykazać związku zakupu z przychodem.
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: koszty nie obniżają przychodu liczonego do limitu, ale obniżają dochód wykazywany w PIT-36. Dlatego warto zbierać dokumenty od pierwszego zakupu i na bieżąco prowadzić osobną ewidencję wydatków.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji konkretnego wydatku skonsultuj się z doradcą podatkowym lub wystąp o indywidualną interpretację podatkową.
