Firma transportowa do 3,5 tony jest najprostsza do uruchomienia wtedy, gdy realizuje wyłącznie przewozy krajowe. Przy transporcie międzynarodowym pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony od 22 maja 2022 roku obowiązują wymogi Pakietu Mobilności, w tym Licencja Wspólnotowa, Certyfikat Kompetencji Zawodowych, dobra reputacja i zdolność finansowa.
Transport krajowy i międzynarodowy – jakie wymogi obowiązują?
Samo określenie „transport do 3,5 tony” nie przesądza o zakresie formalności. Najpierw trzeba sprawdzić DMC pojazdu, czyli dopuszczalną masę całkowitą, a następnie ustalić, czy przewozy będą wykonywane tylko w Polsce, czy także za granicą.
| Zakres działalności | Czy potrzebna jest licencja? | Czy potrzebny jest certyfikat kompetencji? | Zdolność finansowa i baza |
|---|---|---|---|
| Przewozy krajowe pojazdem o DMC do 3,5 t | Co do zasady nie | Nie jest wymagana do samego wykonywania takich przewozów | Nie obowiązują wymogi właściwe dla licencji wspólnotowej |
| Przewozy międzynarodowe pojazdem o DMC od 2,5 do 3,5 t | Tak, potrzebna jest Licencja Wspólnotowa | Tak, certyfikat jest wymagany | Potrzebna jest rzeczywista siedziba, dobra reputacja i wykazana zdolność finansowa |
| Przewozy pojazdem o DMC powyżej 3,5 t | Tak, także przy przewozach krajowych | Tak | Obowiązują wymogi dotyczące bazy i zabezpieczenia finansowego |
Przy transporcie międzynarodowym wniosek o Licencję Wspólnotową składa się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Dokument uprawnia do wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych w zakresie objętym licencją.
Jak zarejestrować firmę transportową?
Najpierw określ zakres usług, liczbę pojazdów i obszar przewozów. Pozwoli to ustalić, czy potrzebujesz wyłącznie rejestracji działalności, czy także procedury licencyjnej. Kolejne formalności możesz przeprowadzić w następującej kolejności:
- Wybierz formę działalności – przy małej firmie najczęściej wybierana jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Spółka może lepiej rozdzielać majątek prywatny od firmowego, ale wiąże się z większą liczbą obowiązków księgowych.
- Zarejestruj firmę – jednoosobową działalność lub spółkę cywilną zgłasza się w CEIDG, a spółki rejestrowane w KRS wpisuje się do Krajowego Rejestru Sądowego.
- Wskaż kody PKD – podstawowym kodem dla przewozu towarów jest PKD 49.41.Z, czyli transport drogowy towarów. Dodatkowe kody dobierz do faktycznych usług, na przykład przeprowadzek lub pośrednictwa.
- Ustal opodatkowanie – do wyboru pozostają między innymi skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt. Przy transporcie znaczenie ma poziom kosztów, ponieważ paliwo, leasing, naprawy i ubezpieczenia wpływają na dochód firmy.
- Dopełnij zgłoszeń podatkowych i ubezpieczeniowych – firma otrzymuje NIP i REGON, a przedsiębiorca zgłasza się do ZUS. Przy usługach dla zagranicznych kontrahentów sprawdź także rejestrację VAT-UE.
- Uzyskaj uprawnienia transportowe, jeśli są wymagane – dotyczy to przede wszystkim międzynarodowego transportu pojazdami od 2,5 do 3,5 tony oraz każdego przewozu pojazdem o DMC powyżej 3,5 tony.
Wybór czynnego VAT może być korzystny, gdy firma ponosi wysokie koszty zakupu paliwa, leasingu lub napraw oraz współpracuje głównie z przedsiębiorcami. Decyzję trzeba jednak dopasować do konkretnego modelu działalności i aktualnych zasad podatkowych.
Jakie dokumenty przygotować?
Zakres dokumentów zależy od rodzaju przewozów. Przy działalności międzynarodowej dokumentacja licencyjna jest znacznie szersza niż przy krajowych przewozach lekkim pojazdem. Przed rozpoczęciem pracy przygotuj:
- potwierdzenie wpisu firmy do CEIDG albo KRS
- numery NIP i REGON oraz zgłoszenia do ZUS
- wykaz pojazdów wykorzystywanych w działalności
- polisę OC pojazdu i ubezpieczenie przewoźnika drogowego
- oświadczenia i dokumenty potwierdzające dobrą reputację, jeśli wymaga ich postępowanie licencyjne
- dokumenty potwierdzające zdolność finansową, gdy ubiegasz się o Licencję Wspólnotową
W transporcie międzynarodowym potrzebny jest także Certyfikat Kompetencji Zawodowych. Musi go posiadać przedsiębiorca albo osoba zarządzająca transportem. Certyfikat uzyskuje się po zdaniu egzaminu organizowanego przez Instytut Transportu Samochodowego.
Co trzeba zabezpieczyć przed rozpoczęciem przewozów?
Rejestracja firmy nie oznacza jeszcze gotowości do realizacji zleceń. Transport wymaga płynności finansowej, ochrony ubezpieczeniowej i zaplanowania kosztów, które pojawiają się przed otrzymaniem zapłaty od kontrahenta. Przed startem sprawdź:
- kapitał obrotowy – powinien obejmować paliwo, raty leasingowe, serwis, wynagrodzenia, podatki i opóźnienia w płatnościach
- polisę OC przewoźnika – jej zakres powinien odpowiadać rodzajowi ładunków i tras
- ubezpieczenie pojazdu – poza obowiązkowym OC rozważ AC oraz ochronę wyposażenia i ładunku
- plan działalności – określ kierunki przewozów, rodzaj klientów, stawki i przewidywane koszty
- zaplecze operacyjne – ustal miejsce postoju pojazdu, obsługę dokumentów, serwis i sposób kontroli zleceń
- kwalifikacje i reputację – przy licencji międzynarodowej sprawdź wymogi dotyczące osoby zarządzającej transportem
Wymóg zdolności finansowej powinien być potwierdzony zgodnie z aktualnymi zasadami postępowania licencyjnego. Nie należy przyjmować automatycznie kwot publikowanych w starszych poradnikach, ponieważ wymagania zależą od rodzaju licencji i kategorii pojazdów. Aktualne warunki sprawdź w GITD lub w urzędzie prowadzącym dane postępowanie.
Pakiet Mobilności – na co uważać?
Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że pojazd poniżej 3,5 tony zawsze może jeździć bez licencji. Pakiet Mobilności zmienił tę zasadę dla międzynarodowego przewozu rzeczy pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Od 22 maja 2022 roku taki przewóz wymaga Licencji Wspólnotowej oraz spełnienia warunków dotyczących kompetencji zawodowych, siedziby, dobrej reputacji i zdolności finansowej.
Jeżeli firma wykonuje jednocześnie trasy krajowe i zagraniczne, należy analizować ją według wymogów dla działalności międzynarodowej. Przed przyjęciem pierwszego zlecenia zagranicznego upewnij się, że licencja obejmuje właściwy rodzaj przewozu i że dokumenty pojazdu oraz kierowcy są kompletne.
Co zrobić w pierwszej kolejności?
Najpierw zdecyduj, czy firma będzie działać wyłącznie w Polsce, czy także poza jej granicami. Następnie zarejestruj działalność, wybierz PKD i opodatkowanie, zabezpiecz pojazd oraz ubezpieczenia. Jeśli planujesz transport międzynarodowy pojazdem o DMC od 2,5 do 3,5 tony, przed rozpoczęciem przewozów uzyskaj Certyfikat Kompetencji Zawodowych i Licencję Wspólnotową.
Artykuł ma charakter informacyjny. Przed rozpoczęciem działalności sprawdź aktualne wymagania w GITD, CEIDG oraz właściwych przepisach dotyczących transportu drogowego.
