Tak. W działalności nierejestrowanej możesz uwzględnić koszty uzyskania przychodu i dzięki temu obniżyć dochód podlegający opodatkowaniu. Rozliczasz je jednak dopiero w rocznym zeznaniu PIT-36. Koszty nie pomniejszają limitu przychodów, który decyduje o możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej.
Przychód, dochód i limit – trzy różne wartości
Podatek dochodowy obliczasz od dochodu, czyli różnicy między przychodem a udokumentowanymi kosztami. Jeżeli w danym roku uzyskasz 3000 zł przychodu i poniesiesz 1600 zł opłaconych kosztów materiałów, dochód wyniesie 1400 zł.
Inaczej ustala się limit działalności nierejestrowanej. W 2026 roku wynosi on 10 813,50 zł brutto w kwartale, czyli 225% minimalnego wynagrodzenia. Przy monitorowaniu tego limitu uwzględniasz przychód należny, bez odejmowania wydatków. Koszt zakupu materiałów za 1600 zł nie zmniejszy więc przychodu wpisywanego do ewidencji sprzedaży.
Koszt rozliczasz dopiero w PIT-36 składanym za cały rok. W trakcie roku nie wpłacasz miesięcznych zaliczek na podatek z tego tytułu.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Nie ma zamkniętej listy wydatków przypisanych do działalności nierejestrowanej. Wydatek powinien mieć związek z osiągnięciem przychodu albo zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła. Musi być racjonalny, biznesowy, faktycznie poniesiony i możliwy do udokumentowania.
Obowiązuje tu zasada kasowa. Koszt rozpoznajesz w momencie rzeczywistej zapłaty, a nie wtedy, gdy otrzymasz fakturę z odroczonym terminem płatności. W razie kontroli to na Tobie spoczywa obowiązek wykazania, że wydatek rzeczywiście poniosłeś i był związany ze sprzedażą lub usługą.
| Rodzaj wydatku | Czy można zaliczyć do kosztów? | Dlaczego? |
|---|---|---|
| Materiały, surowce i opakowania | Tak, jeśli są związane ze sprzedażą | Służą do wykonania produktu lub realizacji usługi. |
| Wysyłka do klienta i materiały zabezpieczające | Tak | Dotyczą realizacji zamówienia i dostarczenia towaru. |
| Reklama, strona internetowa, hosting i domena | Tak, przy związku z działalnością | Mogą służyć pozyskiwaniu klientów lub obsłudze sprzedaży. |
| Szkolenie branżowe | Tak, jeśli ma bezpośredni związek z działalnością | Wydatek powinien dotyczyć umiejętności wykorzystywanych przy uzyskiwaniu przychodów. |
| Zakupy spożywcze na cele prywatne | Nie | Brakuje związku z przychodem z działalności. |
W zależności od branży kosztem mogą być także programy i licencje, narzędzia, usługi kurierskie, konsultacje księgowe lub prawne, materiały promocyjne oraz sprzęt używany do wykonywania usług. Sam fakt, że wydatek jest przydatny, nie wystarcza. Trzeba jeszcze wykazać jego związek z konkretną działalnością.
Jak dokumentować koszty?
Przepisy nie nakazują prowadzenia rozbudowanej księgi kosztów, ale każdy wydatek powinien mieć dowód. Najbezpieczniejsze są faktury lub rachunki wystawione na Twoje imię i nazwisko. Przy zakupach od osoby prywatnej przydatna może być umowa sprzedaży zawierająca dane stron, opis przedmiotu, datę i cenę.
Dokumentacja powinna pozwalać ustalić, co kupiono, kiedy, za jaką kwotę i w jaki sposób wydatek wiąże się z przychodem. Warto przechowywać także potwierdzenia przelewów, dowody nadania przesyłek oraz korespondencję dotyczącą zamówienia.
Najprostszy sposób uporządkowania dokumentów obejmuje następujące kroki:
- Poproś o fakturę lub rachunek zawierający Twoje dane.
- Sprawdź, czy wydatek służy sprzedaży albo wykonaniu usługi.
- Opłać dokument i zachowaj potwierdzenie zapłaty.
- Wpisz wydatek do własnej ewidencji kosztów, podając datę, kwotę, rodzaj zakupu i numer dokumentu.
- Przechowuj dokumentację przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Ewidencja kosztów nie jest odrębnym obowiązkiem porównywalnym z ewidencją sprzedaży, ale znacznie ułatwia ustalenie rocznej sumy wydatków i wypełnienie zeznania. Możesz prowadzić ją w arkuszu kalkulacyjnym albo w formie papierowej.
Czego nie można uznać za koszt?
Najczęstszy błąd polega na traktowaniu każdego wydatku poniesionego w okresie prowadzenia działalności jako kosztu. Z rozliczenia należy wyłączyć wydatki, które nie mają związku z przychodem albo zostały wyraźnie wyłączone przez przepisy podatkowe:
- Wydatki osobiste, w tym prywatne zakupy spożywcze i zwykła odzież.
- Wartość własnej pracy, ponieważ nie jest wydatkiem faktycznie opłaconym innej osobie.
- Spłatę kapitału kredytu lub pożyczki, ponieważ zwrot pożyczonej kwoty nie jest kosztem podatkowym.
- Kary umowne i odszkodowania związane z wadami dostarczonych towarów lub usług.
Notka ekspercka: przy wydatkach mieszanych, częściowo prywatnych i częściowo związanych z działalnością, potrzebujesz wiarygodnego sposobu ustalenia części biznesowej. Gdy związek z przychodem jest trudny do obrony albo wydatek jest znaczny, warto skonsultować go z doradcą podatkowym.
Gdzie wykazać koszty w PIT-36?
W rocznym PIT-36 wpisujesz przychody, koszty oraz wynikającą z nich kwotę dochodu albo straty w części dotyczącej działalności nierejestrowanej, określonej w art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT. Dochód z tego źródła łączy się z innymi dochodami opodatkowanymi według skali podatkowej.
Zeznanie składasz od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Do tego terminu należy także zapłacić podatek, jeżeli po uwzględnieniu kosztów i innych rozliczeń wystąpi należność. Nie wpisujesz kosztów do ewidencji sprzedaży i nie odejmujesz ich od limitu kwartalnego.
Najważniejsza zasada jest prosta: koszty obniżają dochód w PIT-36, ale nie obniżają przychodu br
utto używanego do kontroli limitu działalności nierejestrowanej. Jeżeli sposób rozliczenia konkretnego wydatku budzi wątpliwości, zwłaszcza przy wysokiej inwestycji, możesz wystąpić o interpretację indywidualną.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczenia konkretnego wydatku skonsultuj się z doradcą podatkowym lub wystąp o interpretację indywidualną.
