Upoważnienie do odbioru dokumentu powinno mieć formę pisemną, zawierać dane obu osób, dokładny opis odbieranego dokumentu oraz własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia. Wersja ustna, skan lub kopia podpisu mogą nie zostać zaakceptowane.
Jakie dane musi zawierać upoważnienie?
Treść pisma powinna jednoznacznie wskazywać, kto udziela upoważnienia, kto odbierze dokument i jakiej dokładnie sprawy dotyczy zgoda. W przypadku odbioru dokumentu z urzędu może być wymagane pełnomocnictwo szczególne, czyli pismo odnoszące się do konkretnego dokumentu lub postępowania.
| Element | Co dokładnie wpisać |
|---|---|
| Dane osoby udzielającej upoważnienia | Imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego. Niektóre instytucje mogą wymagać także daty urodzenia. |
| Dane osoby upoważnionej | Imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer i seria dokumentu tożsamości. |
| Przedmiot upoważnienia | Nazwa dokumentu, numer sprawy lub referencyjny, data wydania oraz miejsce odbioru, jeśli te informacje są dostępne. |
| Zakres czynności | Informacja, że osoba upoważniona może odebrać wskazany dokument i podpisać potwierdzenie odbioru, jeśli jest to wymagane. |
| Data i podpis | Data sporządzenia pisma, ewentualny termin obowiązywania oraz własnoręczny podpis mocodawcy. |
Nie wpisuj ogólnego sformułowania „do odbioru wszystkich dokumentów”, jeśli urząd wymaga wskazania konkretnej sprawy. Precyzyjny opis zmniejsza ryzyko odmowy przyjęcia pisma.
Jak przygotować i przekazać upoważnienie?
Przed napisaniem dokumentu sprawdź wymagania instytucji, w której ma nastąpić odbiór. Urząd, bank, placówka medyczna lub operator pocztowy mogą stosować własne druki albo wymagać dodatkowych danych. Następnie wykonaj kolejne czynności:
- Ustal, jaki dokument ma zostać odebrany i w jakiej instytucji się znajduje.
- Przygotuj dane swoje oraz osoby, która będzie działała w Twoim imieniu.
- Opisz dokument możliwie dokładnie, wskazując jego nazwę, numer sprawy lub inne dane identyfikacyjne.
- Wydrukuj pismo albo napisz je odręcznie, a następnie podpisz własnoręcznie.
- Przekaż oryginał upoważnienia pełnomocnikowi, który powinien mieć przy sobie dokument tożsamości.
Podpis musi być odręczny, czyli złożony na papierowym dokumencie. Podpis elektroniczny, skan, kserokopia albo sama pieczątka mogą nie spełnić wymagań instytucji.
Zwykłe upoważnienie pisemne wystarcza przy prostym odbiorze, jeśli dana instytucja nie wymaga innej formy. Pełnomocnictwo szczególne wskazuje konkretną sprawę, natomiast pełnomocnictwo notarialne jest potrzebne tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy lub charakter czynności, na przykład czynność dotycząca szczególnej formy prawnej. Przy odbiorze dokumentacji medycznej placówka może korzystać z własnego formularza.
Wzór upoważnienia do odbioru dokumentu
Poniższy wzór możesz skopiować i uzupełnić. Przed złożeniem sprawdź, czy odbierająca instytucja nie udostępnia własnego formularza.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
[Miejscowość], [data]
Ja, [imię i nazwisko osoby udzielającej upoważnienia], zamieszkały/a pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymujący/a się dowodem osobistym seria i numer [seria i numer dokumentu], upoważniam:
[imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymującego/ą się dowodem osobistym seria i numer [seria i numer dokumentu],
do odbioru w moim imieniu dokumentu:
[dokładna nazwa dokumentu, numer sprawy lub referencyjny, data wydania albo inne dane pozwalające go zidentyfikować]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa i adres instytucji].
Upoważnienie obowiązuje [jednorazowo w dniu odbioru / od dnia [data] do dnia [data]]. Obejmuje odbiór wskazanego dokumentu oraz podpisanie potwierdzenia jego odbioru, jeśli jest wymagane.
………………………………….
czytelny, własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia
Do instytucji należy przekazać podpisany oryginał, a osoba upoważniona powinna mieć przy sobie ważny dokument tożsamości. W razie odmowy przyjęcia pisma poproś urząd lub placówkę o wskazanie konkretnego formularza albo dodatkowego wymogu.
