W KSeF nie zakłada się konta w tradycyjnym sensie. Dostęp uzyskasz przy pierwszym logowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF przez login.gov.pl, wybierając Profil Zaufany. System rozpozna Cię na podstawie numeru NIP firmy i danych użytych do uwierzytelnienia.
Jak zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany?
Przed rozpoczęciem przygotuj NIP firmy oraz dane logowania do aktywnego Profilu Zaufanego. Potrzebny może być także telefon do potwierdzenia logowania kodem SMS albo aplikacja mObywatel.
Sprawdź ważność Profilu Zaufanego przed wejściem do systemu. Jeśli profil jest nieaktywny, pierwsze logowanie do KSeF nie powiedzie się.
- Wejdź na stronę ap.ksef.mf.gov.pl, czyli do Aplikacji Podatnika KSeF.
- Wybierz opcję logowania przez login.gov.pl.
- W polu identyfikatora zaznacz NIP podmiotu i wpisz NIP swojej firmy.
- Wybierz Profil Zaufany jako metodę uwierzytelnienia.
- Zaloguj się danymi Profilu Zaufanego.
- Potwierdź swoją tożsamość kodem SMS, powiadomieniem w aplikacji albo inną metodą skonfigurowaną dla Profilu Zaufanego.
- Jeżeli system wyświetli żądanie uwierzytelniające, zaakceptuj je i podpisz Profilem Zaufanym.
- Poczekaj na przekierowanie do Aplikacji Podatnika KSeF. Po poprawnym uwierzytelnieniu uzyskasz dostęp do systemu w kontekście NIP podanej firmy.
Najczęstsze problemy wynikają z wpisania NIP-u innej firmy albo użycia nieaktywnego Profilu Zaufanego. Sprawdź również, czy korzystasz z aktualnej przeglądarki i czy po potwierdzeniu logowania wróciłeś do aplikacji KSeF.
JDG a spółka – czy logowanie wygląda tak samo?
Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej otrzymuje przy pierwszym logowaniu uprawnienia właścicielskie automatycznie. Nie musi wcześniej składać formularza ZAW-FA. Profil Zaufany wystarczy do wejścia do systemu, ręcznego wystawiania faktur i odbierania dokumentów.
Inaczej wygląda dostęp spółki, która nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP. W takim przypadku trzeba wcześniej złożyć do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA, wskazując osobę uprawnioną do korzystania z KSeF. Dopiero po przetworzeniu zgłoszenia wskazana osoba może zalogować się do systemu i nadać kolejne uprawnienia.
Co zrobić po pierwszym zalogowaniu?
Po uzyskaniu dostępu możesz przygotować KSeF do codziennej pracy. Najczęściej wykonuje się wtedy następujące czynności:
- Weryfikacja danych firmy – sprawdź, czy system wyświetla właściwy NIP i właściwy kontekst podmiotu.
- Nadanie uprawnień – dodaj pracowników, księgową albo biuro rachunkowe, jeśli mają wystawiać lub przeglądać faktury.
- Wygenerowanie Tokena KSeF – zrób to, jeśli chcesz połączyć KSeF z zewnętrznym programem do fakturowania lub systemem księgowym.
- Przygotowanie certyfikatu KSeF – może być potrzebny przy integracji programu albo wystawianiu faktur w określonych trybach pracy.
Do samego logowania i obsługi faktur w Aplikacji Podatnika KSeF Profil Zaufany jest wystarczający. Token lub certyfikat są potrzebne dopiero wtedy, gdy planujesz automatyczne połączenie KSeF z innym oprogramowaniem.
