Poruszę temat, który dla wielu przedsiębiorców może być tajemniczy, a mianowicie raport kasowy. Dowiesz się, czym on jest, kiedy jest wymagany, co powinien zawierać, jak go prawidłowo sporządzić oraz jakie mogą być różnice między nim a raportem finansowym.
Definicja raportu kasowego
Raport kasowy, inaczej znany jako raport z kas lub raport dobowy, to dokument, który zawiera szczegółowy zapis operacji dokonanych w trakcie jednego dnia roboczego. Służy on do ewidencji i kontroli wpływów oraz wydatków gotówkowych i jest niezbędny do prawidłowego prowadzenia rachunkowości w przedsiębiorstwie.
Sporządzany jest przez osobę odpowiedzialną za obsługę kasy, czyli kasjera, który na koniec dnia ma obowiązek zaksięgować wszystkie transakcje, a następnie porównać wartość księgowej kasy z faktycznym stanem gotówki.
Kiedy wymagany jest raport kasowy
Raport kasowy jest wymagany w każdym przedsiębiorstwie, które prowadzi rachunkowość opartą na systemie kasowym. Tego typu dokument jest niezbędny do poprawnej ewidencji operacji finansowych dokonanych przy pomocy gotówki. Dodatkowo, raport kasowy jest podstawą do sporządzenia sprawozdania finansowego, zatem jest to dokument kluczowy dla księgowości przedsiębiorstwa.
Ustawa o rachunkowości a raport kasowy
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości przedsiębiorstwa mają obowiązek prowadzić ewidencję operacji finansowych na podstawie dowodów księgowych, a raport kasowy jest jednym z nich. Ewidencja operacji finansowych musi być prowadzona w sposób ciągły, rzetelny i dokładny, a każda operacja musi mieć zabezpieczenie w postaci dowodu księgowego, którym w przypadku operacji gotówkowych jest właśnie raport kasowy.
Raport kasowy na koniec dnia handlowego
Na koniec każdego dnia handlowego, kasjer jest zobligowany do sporządzania raportu kasowego. Ma on na celu porównanie stanu księgowego kasy z faktycznym stanem gotówki. W przypadku jakichkolwiek różnic, kasjer ma obowiązek je wyjaśnić.
Elementy zawarte w raporcie kasowym
Raport kasowy powinien zawierać wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego zrozumienia operacji finansowych przeprowadzonych w trakcie dnia pracy. Jakie elementy powinien więc zawierać idealny raport kasowy?
Opis wpływów i wydatków
Pierwszym z kluczowych składników raportu kasowego jest szczegółowy opis wpływów i wydatków. Każda transakcja powinna być opisana w sposób, który umożliwi łatwe zrozumienie jej celu i przeznaczenia. Do opisu powinno być dołączone dowód zakupu lub otrzymanej płatności.
Bilans otwarcia i zamknięcia kasy
W raporcie kasowym musi znaleźć się informacja na temat stanu otwarcia i zamknięcia kasy. Jest to bardzo ważne, gdyż pozwala na bezpośrednie porównanie zaksięgowanych operacji z faktycznym stanem gotówki w kasie.
Jak prawidłowo sporządzić raport kasowy
Sporządzanie raportu kasowego to nie tylko obowiązek prawny, ale także podstawa do prawidłowego prowadzenia księgowości w firmie. Poniżej przedstawiam, jak prawidłowo sporządzić taki dokument krok po kroku.
Kiedy zaczyna się i kończy dzień kasowy
Dzień kasowy to okres, którego początkiem jest moment otwarcia kasy, a końcem – moment jej zamknięcia. W praktyce oznacza to, że wszystkie operacje finansowe dokonane w tym czasie powinny znaleźć odzwierciedlenie w raporcie kasowym. W przypadku braku transakcji gotówkowych, raport kasowy również powinien być sporządzony, ale jego wartość będzie wynosiła zero.
Rola dowodów księgowych w raportie kasowym
Dowody księgowe to nieodłączny element raportu kasowego. Każda operacja finansowa musi mieć potwierdzenie w postaci dowodu zawierającego wszelkie ważne informacje o transakcji, tj. datę wykonania operacji, jej wartość, opis oraz dane podmiotu dokonującego transakcji. Rola dowodów księgowych w sporządzaniu raportu kasowego jest zatem kluczowa.
Różnice między raportem kasowym a finansowym
Chociaż raport kasowy jest kluczowym elementem ewidencji finansowej, różni się od raportu finansowego. Ten drugi ma na celu prezentację wyników finansowych firmy w określonym okresie i jest skierowany do szerokiego grona osób, takich jak inwestorzy, partnerzy biznesowi czy organy podatkowe. Z kolei raport kasowy jest dokumentem wewnętrznym, służącym do ewidencji i kontroli gotówkowych operacji finansowych dokonanych w trakcie jednego dnia pracy.
Błędy przy sporządzaniu raportu kasowego
Czytnik może pomyśleć, że sporządzenie raportu kasowego to prosta czynność. Jednakże, jak każde zadanie, również to niesie za sobą pewne pułapki. Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy sporządzaniu raportu kasowego?
Brak podpisu osoby odpowiedzialnej
Brak podpisu osoby sporządzającej raport kasowy to jeden z najczęściej występujących błędów. Podpis ten jest niezbędny, gdyż potwierdza on, że osoba sporządzająca raport ponosi odpowiedzialność za jego prawidłowość.
Niepoprawne sumowanie kwot
Kolejnym często popełnianym błędem jest niepoprawne sumowanie kwot. Może to prowadzić do istotnych różnic między stanem księgowym a faktycznym, co w konsekwencji wpływa na nieprawidłowości w księgowości firmy.
Księgowa kontrola raportu kasowego
Regularna kontrola raportów kasowych jest niezmiernie ważna dla prawidłowego funkcjonowania działu księgowości każdej firmy. Pozwala ona na wczesne wykrywanie potencjalnych nieprawidłowości i jest podstawą do przygotowania dokładnego sprawozdania finansowego.
Kontrola spójności między raportem kasowym a finansowym
Kontrola spójności między raportem kasowym a finansowym to jeden z najważniejszych elementów audytu wewnętrznego. Jeżeli wartości w obu raportach nie są zgodne, może to wskazywać na błędy w księgowaniu operacji finansowych lub, co gorsza, na próbę oszustwa.
Przykładowy raport kasowy
Spójrzmy teraz na przykładowy raport kasowy. Na samym początku tego dokumentu powinien znaleźć się nagłówek zawierający informacje o nazwie firmy, dacie sporządzenia raportu, a także imieniu i nazwisku osoby sporządzającej raport. Następnie powinno się znaleźć stan otwarcia kasy, czyli ilość gotówki na początku dnia kasowego. Kolejnym punktem są wpływy i wydatki, które powinny być szczegółowo opisane i udokumentowane. Na końcu raportu kasowego powinien znaleźć się bilans zamknięcia kasy oraz podpis osoby sporządzającej raport.
Na tym oddaję głos liczniejszemu gronu ekspertów. Mam nadzieję, że moja wiedza na temat raportu kasowego przyda się w prowadzeniu Waszej firmy. Pamiętajcie, że prawidłowa ewidencja finansowa to podstawa do sukcesu w biznesie!
